Vanuit onze inhoudelijke kennis willen wij graag een bron van inspiratie zijn voor de mensen binnen uw organisatie, zodat zij het ook leuk gaan vinden om te verbeteren en resultaten neer te zetten zodat zij op een kwalitatief hoger niveau gaan opereren.  Hopelijk biedt deze site al een voorproefje.

Onze associates zijn ieder op zijn/haar gebied ‘top of the bill’; dé experts voor uw inkoop projecten. Ook kunnen wij delen van de operationele inkoop van u overnemen.

Associates

Onze associates hebben wij geselecteerd op hun inhoudelijke categorie-expertise, marktkennis, (change) management ervaring, politieke sensitiviteit en enthousiasme voor onze filosofie. Hun categorie-kennis bestrijkt de gebieden Marketing, HR, Facilities, Vastgoed, ICT, Logistiek, Professional services en Financiële diensten. Zij zijn inzetbaar voor zwaardere projecten en tijdelijke functies, zoals global buyer, category manager en in management posities.

Outsourcing operationele inkoop

Graag nemen wij delen van uw operationele inkoop van u over.  De voordelen zijn dat uw organisatie zich kan richten op de belangrijker zaken, terwijl u weet dat de uitbestede taken met kennis van zaken (categorie-kennis) en conform de afgesproken procesflow worden verricht, waar mogelijk kostenreducties worden uitonderhandeld en de proceskosten sterk afnemen. Maandelijks ontvangt u rapportages over de verrichte werkzaamheden en de resultaten.

Voor het MKB bieden wij met xentys ProFit een eenvoudige en snelle manier om kostenreducties te realiseren, door gebruik te maken van onze deals en andere slimme categorie-gerichte oplossingen.

Voor het MKB is het zeker te overwegen de “algemene” inkoop uit te besteden (xentys OutSourcing). Daarmee wordt expertise in huis gehaald en wordt gebruik gemaakt van vraagbundeling voor generieke diensten en produkten.

Zodoende kunt u zich focussen op de core business, wetend dat experts zorgdragen voor de complete inkoop van generieke produkten en diensten. Resultaat is financieel voordeel, geen overbodige administratie, risicoreductie, betere leveranciersprestaties en effectieve inzet van externe diensten.

Wij zijn op uw locatie(s) aanwezig voor de uitvoering van de afgesproken dienstverlening. Doordat we zichtbaar aanwezig zijn in uw organisatie houden we goed voeling met de business en weten wat er speelt. Administratieve en ondersteunende taken worden uitgevoerd op onze centrale back-office.

De mate waarin we aanwezig zijn op uw locatie(s) bepalen we in overleg. Elke invulling is maatwerk. We gaan uit van de eisen die aan de dienstverlening worden gesteld, de te realiseren service levels en uw wensen.

Uitbesteding van (delen van) uw tactische inkoop levert fors betere inkoopcondities. Uw inkoopkosten dalen en tegelijkertijd nemen de kwaliteit en leveranciersprestaties toe. Bij ons gaat dat hand in hand. Voordeel is dat uw inkopers zich met de meer strategische projecten kunnen bezig houden.

Activiteiten

• Specificatie behoefte
• Selectie leverancier(s)
• Onderhandelen
• Contracteren
• Europese aanbestedingen
• Juridische support
• Invoeren contracten
• Periodieke rapportage

Categorieën

Wij zijn gespecialiseerd in het uitvoeren van tactische inkoop (sourcing) op het gebied van:

• ICT
• Marketing en communicatie
• Facilities
• HR
• Logistiek

Maar ook op het gebied van uw core-inkoop zijn we uw partner. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Voor wie

Voor elke organisatie die met minder mensen de toegevoegde waarde van inkoop wil laten stijgen. Zowel in de profit als non-profit sector.  Een interessante optie voor middelgrote tot grote ondernemingen.

Communicatie

Communicatie met uw organisatie is key. Wij zorgen continu voor optimale afstemming met de belanghebbenden zoals de business eigenaren, gebruikers, inkoop en finance. Zo krijgen we de beste afspraken die door iedereen gedragen worden.

Organisatie

Wij leveren de tactische inkoop diensten vanuit onze backoffice in samenwerking met onze associates. Zij leveren alle expertise die nodig is om best-in-class resultaten te halen.

Systemen

Wij maken gebruik van up-to-date inkoopsystemen voor het tactische inkoop proces. Zoals e-auctions, e-sourcing en projectmanagement. Deze zetten we zetten we naar wens in.

Door overname van (delen van) uw operationele inkoop bespaart u fors op proceskosten en inkoopkosten. Uw inkopers kunnen zich weer bezig houden met de echt belangrijke zaken. De waarde van inkoop voor uw organisatie wordt groter.

Activiteiten

Wij voeren de volgende activiteiten uit:

• begeleiden aanvraagproces
• bestellen
• expediting
• matching
• facturatie
• onderhandelingen
• periodieke rapportage

Communicatie

Communicatie met uw organisatie is key. Wij zijn op uw locatie als dat gewenst of nodig is. Door een goede relatie en communicatie met o.a. aanvragers, budgethouders en inkoop bereiken we het beste resultaat.

Systemen

Wij maken gebruik van up-to-date inkoopsystemen. Deze kunnen naar wens in onze back office draaien of bij u. Aansluiting van uw systemen op die van ons verhoogt de efficiency.

Voor wie

Voor elke organisatie die met minder mensen de toegevoegde waarde van inkoop wil laten stijgen. Een interessante optie voor middelgrote tot grote ondernemingen.

Wij leveren de outsourcing service die bij u past. Van operationele inkoop, via sourcing tot category management zijn wij uw partner. Op basis van een gedegen analyse komen we met u tot de beste oplossing. Die voeren we samen met uw organisatie stap voor stap in. U spreekt met ons uitdagende service levels af.

Wij bieden de volgende outsourcing services:

• Operationele inkoop
• Tactische inkoop / Sourcing
• Vraagbundeling / Mantelcontracten
• Contract management
• Category management

De quick wins zijn in feite de brandstof voor de uitbesteding en de inspanning die daarmee gemoeid gaat.

Deze zullen dus ook al in de transitiefase gerealiseerd moeten worden. Zo zijn wij direct al bezig met het realiseren van tastbare verbeteringen voor de organisatie.

Na de opdrachtverlening volgt het transitieproces, gericht op invoering van de afgesproken outsourcing services. Een gezamenlijk traject  waarbij uw organisatie en processen naadloos worden aangesloten op die van ons. Er is zowel aandacht voor het realiseren van de quick wins als ook de (middel)lange termijn resultaten. Beide organisaties leren elkaar kennen waarbij wederzijds vertrouwen de basis is voor een succesvolle en langdurige samenwerking.

Transitieproces

Het transitieproces kent een aantal stappen die gezamenlijk worden doorlopen. Dat is hieronder schematisch weergegeven.

Analyse

Als eerder nog geen analyse heeft plaatsgevonden, zal daarmee gestart worden. Uw ambitieniveau bepaalt voor een groot deel het vervolg.
In de analysefase

• worden kansen voor kostenreducties, kwaliteitsverbetering en proces-effiency in kaart gebracht en als verbeterpotentieel geconcretiseerd
• worden quick wins in beeld gebracht
• wordt in grote lijnen duidelijk hoe de huidige organisatie veranderd moet worden om processen te stroomlijnen, te vereenvoudigen en de samenwerking gestalte te geven.

Plan

Een transitieplan beschrijft de stappen die nodig zijn om de dienstverlening in te voeren en te starten. Het transitieplan is gebaseerd op de uitkomsten van de analyse. Het bevat alle elementen voor een succesvolle overname van activiteiten:

• Doelstellingen
• Taken
• Processen
• Rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden
• Ondersteunende systemen
• Rapportages
• Communicatieplan
• Bemensing
• Planning
• Training, workshops

Het transitieplan wordt door xentys opgesteld, in nauwe samenspraak met alle betrokkenen bij de klant. Voor het vervolg zijn draagvlak en commitment op MT-niveau essentieel voor succes.

Implementeren en operationaliseren

Een projectteam waarin medewerkers deelnemen van beide organisaties zorgen voor implementatie en het operationaliseren van de inkoopdiensten. We besteden veel tijd en aandacht aan communicatie naar de betrokkenen binnen uw organisatie. Daarbij gebruiken we alle mogelijk formele en informele communicatie middelen.

Bij uitbesteding aan xentys gaat het om de vraag wat u zelf blijft doen en wat u uitbesteedt. Er zijn talrijke mogelijkheden. Wij begeleiden u bij de juiste keuze.

Uitgangspunt: uw situatie

Uitbesteden van delen van uw inkoop is een innovatieve manier van organiseren. De inkooporganisatie van de toekomst in beperkt in omvang, wendbaar en werkt op strategisch niveau. Uitbesteding biedt kansen om u voor te bereiden op de toekomst en het beste resultaat te halen voor uw organisatie. Een hogere kwaliteit tegen lagere inkoop(organisatie)kosten.

Uitgangspunt bij het bepalen van de uit te besteden activiteiten is uw situatie. Wat behoort tot de "core" van uw activiteiten en wat niet. Wij helpen u bij het maken van de juiste keuzes door het uitvoeren van analyses en het opstellen van een business case. 

Processen of categorieën

U kunt voor (delen van) het operationele inkoopproces of het tactische inkoopproces uitbesteden. Hierbij kunnen meerdere inkoopcategorieën (IT, Facilities, Marketing) worden meegenomen.

U kunt er ook voor kiezen bepaalde inkoopcategorieën uit te besteden. Per categorie kiest u of u het operationele, tactische en strategische proces door ons laat uitvoeren.

Wat u ook kiest, wij hebben de oplossing die bij u past. De bouwstenen zijn de xentys outsourcing services. Het aanpassen op uw wensen en organisatie is maatwerk. 

Samenvatting inkoopprocessen

Operationeel: bestellen, expediting, matching, facturatie, contractmanagement

Tactisch:          projectplan, specificeren, selecteren, contracteren

Strategisch:    inkoopstrategie en beleid, inkoopplanning, organisatie, competentie-ontwikkeling