xentys verbetert de prestaties èn de financiële resultaten van organisaties, werkend vanuit de invalshoek 'inkoop'.

Het gaat ons om het resultaat. Door gebruik te maken van associates met inkooptalent en met categorie-expertise, kunnen wij het verschil maken op velerlei gebieden binnen de algemene inkoop: energie, carlease, marketing, IT, logistiek, verzekeringen, uitzendkrachten. Maar, ook kunnen wij helpen op het gebied van de core-inkoop. Zie het categorie-overzicht beneden.

Eén derde van de financiële verbetering zit hem in de deal met de leverancier en twee derde in optimalisatie binnen de eigen organisatie. Om echt succes te bereiken verbeteren wij daarom ook de organisatie zelf, gericht op vraagbeheersing, contractgebruik, contract- en leveranciers management  en de operationele processen. De prestaties van de ondersteunende afdelingen nemen zodoende sterk toe, gebaseerd op verbeterde prestaties van leveranciers en betere interne processen. Bij een substantieel lager kostenniveau. Uw mensen worden hier ook gelukkig van. Hun werk wordt leuker, ze behalen meer resultaat en dat bindt ze weer aan uw bedrijf.

Wat ons onderscheidt is samen te vatten in de termen

• focus
• aanpak
• expertise
• resultaat
• innovatie.

Categorieën

Bijgevoegd is ons overzicht met inkoopcategorieën.

Voor Ymere hebben wij op carlease een kostenverlaging weten te bereiken van 12%.
Tevens hebben wij het contract management goed in kunnen richten, wat veel extra voordelen heeft opgeleverd.

Op een vloot van ca. 300 auto's levert het nieuwe contract Ymere een substantiële besparing op, die in de tijd steeds verder toeneemt.
Ook hebben wij Ymere kunnen helpen om het contract management beter in te richten, waardoor de samenwerking met de leverancier beter is gaan verlopen, alle voordelen uit het scherpe contract ook daadwerkelijk worden gerealiseerd en de leverprestaties van de lease provider sterk zijn toegenomen.

Strategische processen

Hiermee stelt u het overkoepelende beleid (de interne afspraken) vast, regelt u het bemensen van taken en verzorgt u de infrastructuur voor de uitvoering van de onderliggende processen. Over deze zaken zullen wij met u sparren als u de uitbesteding in gang wilt gaan zetten. Van belang is dat er goed gemeten kan worden, dat processen en taken helder zijn en dat alle taken ook daadwerkelijk belegd zijn.

Tactische processen

Dit zijn de specificatie- en aanbestedingsprocessen (sourcing) plus het daaropvolgende contract- en leveranciersmanagement. Dat laatste eventueel uit te breiden met het aansturen van opdrachtgever’s organisatie, op basis van de gemaakte afspraken over de procesgang (deze combinatie noemen wij ‘categorie-management’).

Operationele processen

Dit zijn de bestel-, ontvangst en betaalprocessen.

Wij hebben reeds vele bedrijven in de Vastgoedsector mogen helpen aan besparingen en optimalisatie. Hieronder een tweetal voorbeelden.

Ymere
Optimalisatie wagenpark

Stadlander
Prestatiegerichte ketenintegratie

In lastige tijden is iedereen op zoek naar snelle oplossingen. Hier gaat het om verbeteringen die een investering in de iets verdere toekomst van de organisatie zijn. Gericht op het maximeren van de toegevoegde waarde van inkoop voor de organisatie.

Het betreft onderwerpen als de samenwerking met 'de business', de organisatie van inkoop, de kosten en kwaliteit van de inkoopfunctie, de inkoop-ondersteunende IT, inkoopprocessen.

Doordat erg veel organisaties (juist omtrent dit onderwerp) van binnen bekeken zijn, is snel en pragmatisch aan te geven waar de verbetermogelijkheden liggen en hoe die te realiseren zijn.

Change management ervaring is vereist om organisatieverbetering succesvol te kunnen uit- en invoeren.

Aanpak

De aanpak kent een aantal stappen :

1. Detail analyse

2. Ontwikkelen

3. Implementeren

Detail analyse

Deze fase vormt de kern van onze verbeter-expertise. Het inkoopproces wordt in detail geanalyseerd, zowel intern alsook extern. Met de focus op processen, mensen, systemen en het beleid. Het potentieel voor verbetering wordt in detail aangegeven. Inclusief een planning, targets en business case.

Ontwikkelen

Gebaseerd op de detail-analyse wordt de verbeteraanpak nu in zijn geheel (in detail wederom) ingevuld. Er worden verbeteringen op papier bereikt, deze staan klaar voor implementatie.

Implementeren

In deze implementatie-fase worden de ‘papieren’ verbeteringen, afspraken, werkwijzen en taakaanpassingen, in de organisatie ingevoerd zodat op de nieuwe manier gewerkt kan gaan worden. Mensen worden qua inhoudelijke kennis op hun hun nieuwe taak voorbereid. Hierbij behulpzaam zijn trainingen, workshops en ook documentatie.

Een goede implementatie is essentieel om de papieren resultaten terug te zien als een organisatie die op een hoger niveau functioneert.

Operations

De nieuwe werkwijzen, taken, systemen, draaien nu. Er zullen nog ‘hick-ups’ komen en dan hebben mensen de natuurlijke neiging weer terug te vallen in oude gewoonten. Alertheid is vereist om op die momenten bij te sturen en de operatiën op de rails te houden.

In de sourcing fase vinden de activiteiten plaats zoals in de categorie-analyse gepland.

De deal met de leverancier

Het inkoopproces wordt doorlopen (specificeren, selecteren, contracteren) met als sluitstuk dat bestaande leveranciers worden gehercontracteerd en/of nieuwe leveranciers worden gecontracteerd. Op papier worden de beloofde verbeteringen en kostenreducties bereikt.

Intern

Niet alleen wordt een betere deal met de leverancier gemaakt. De interne manier van werken wordt tegen de loep gehouden. Er worden verbetervoorstellen op papier gezet en geaccordeerd door het management van de organisatie. Deze kunnen gericht zijn op vraagbeheersing, contract management (leveranciersprestaties), contractgebruik, samenwerking met 'de business', operationele processen. Bijvoorbeeld een lease- en berijdersregeling voor inzet van lease auto's.

Zie de schematische weergave van de aanpak van xentys OptiMize.

Wie doet het werk?

Alle expertise is nu nodig om de beloofde resultaten te realiseren:

• Inkoopkennis en expertise
• Categorie-expertise
• Organisatie sensitiviteit
• Communicatieve vermogens

Deze kennis wordt geleverd door onze associates.

Wij zorgen voor blijvende kostenreducties en prestatieverbeteringen van organisaties vanuit de invalshoek inkoop. Vaak vanuit de 'algemene' inkoop, zoals energie, carlease, marketing, ICT, logistiek, verzekeringen, uitzendkrachten. Maar ook gericht op de core-inkoop.

Wij hebben hiervoor een drietal oplossingen:

• xentys ProFit
• xentys Pro+
• xentys OutSourcing

Daarnaast bieden wij specifieke diensten aan de vastgoed sector, zie onder 'xentys VastGoed'.

Onze kracht wordt gevormd door onze:

• associates
• aanpak en resultaatgerichtheid
• continue focus op innovatie en creativiteit.

Wij hebben reeds vele organisaties geholpen aan kostenreducties en organisatieverbeteringen, van woningcorporaties tot industrie en van IT tot de bancaire sector.
Hieronder een greep uit onze opdrachtgevers.

Ahrend (producent kantoormeubilair)

Voor Ahrend zijn sterke kostenreducties en procesverbeteringen bereikt op de gebieden mobiele telecom en marketing.

Cargotec (metaalindustrie)

Voor Cargotec zijn sterke kostenreducties en procesverbeteringen bereikt op de gebieden carlease, bedrijfskleding, kantoorartikelen en inhuur van tijdelijke arbeid (uitzendkrachten, detachering).

Exact (IT)

Voor Exact zijn sterke kostenreducties en procesverbeteringen bereikt op marketing-gebied.

RaboBank

Voor lokale RaboBanken
Voor RaboBank’s centrale inkoop organisatie ...
Voor RaboBank’s IT organisatie .....

Stadlander (woningcorporatie)

Stadlander is een grote woningcorporatie in Z-W Brabant. Voor hen is het vastgoed onderhoudsproces opnieuw ingericht, waardoor taken zijn overgeheveld naar leveranciers (aannemers), een kwaliteitssprong is gemaakt en de overall kosten zijn verminderd met ca. 10%.

Ymere (woningcorporatie)

Voor Ymere, Nederland’s grootste woningcorporatie heeft xentys het contract voor lease van het wagenpark opnieuw uitonderhandeld, met een 12% besparing als resultaat.

Voor drukkerij Dima Groep zijn de kosten van de verzekeringsportefeuille gedaald met 20%.

Op basis van een analyse van de gehele portefeuille, in het licht van de bedrijfsrisico's, is geadviseerd over de hiaten en overlappingen in de portefeuille. Vervolgens zijn de bestaande polissen heronderhandeld op basis van schadeprofiel en is een geheel nieuw vergoedingsmodel overeengekomen met de verzekeringsagent. Per saldo levert dit een portefeuille op die is toegesneden op het bedrijfs en risicoprofiel van Dima Groep en waarop een stevige besparing is bereikt.

Al deze verbeterslagen zijn verricht door onze AFM gecertificeerde partner.