Uitbesteding van uw algemene inkoop

Wij leveren de outsourcing service die bij u past. Van operationele inkoop, via sourcing tot category management zijn wij uw partner. Op basis van een gedegen analyse komen we met u tot de beste oplossing. Die voeren we samen met uw organisatie stap voor stap in. U spreekt met ons uitdagende service levels af.

Wij bieden de volgende outsourcing services:

• Operationele inkoop
• Tactische inkoop / Sourcing
• Vraagbundeling / Mantelcontracten
• Contract management
• Category management

Na de contractimplementatie wordt de leveranciersrelatie gemanaged.

Regelmatig wordt ons gevraagd of contract management nou echt belangrijk is. Als men wil dat de voordelen van alle eerdere werkzaamheden daadwerkelijk geïncasseerd (blijven) worden, absoluut. Echter, steeds weer blijkt dit onderdeel van inkoop sterk onderbelicht te blijven. En dat kan nare gevolgen hebben in de samenwerking met de leverancier zoals meerwerk, matige prestaties, automatische prijsstijgingen, te late leveringen, onnodig veel facturen, zwakke samenwerking en uiteindelijk irritaties. Kortom, gedoe, hoge kosten en lage prestaties. Nou geldt dat natuurlijk niet voor iedere leverancier in gelijke mate, maar het is geen enkel bedrijf onbekend.

Kortom, de leveranciersrelatie moet net zo goed gemanaged worden als de eigen mensen gemanaged moeten worden, om er maximaal plezier van te hebben.

Organiseren dus ..

Een goede vendor management of contract management organisatie vereist infrastructuur, taken, rollen, afspraken. Die zijn in de implementatie fase tot stand gekomen.

De leverancier en de eigen organisatie werken nu dus conform de nieuwe afspraken. Het is van groot belang om goed de vinger aan de pols te houden, want zowel de leverancier als de eigen organisatie hebben de neiging om weer terug te keren naar oude, vertrouwde processen. Managerial kwaliteiten en goede rapportages zijn nodig om processen op de nieuwe manier te laten verlopen en continu te kunnen blijven sturen op optimalisatie.

.. of uitbesteden

Mogelijk is het niet voor de hand liggend om voor alle categorieën zelf het contract management uit te voeren. Wegens gebrek aan capaciteit of aan kennis. In dat geval kan dit uitbesteed worden en per categorie wordt dan afgesproken in welke mate: alleen het contract management, mogelijk ook de operationele processen en misschien zelfs het contracteringsproces.

In de implementatie-fase worden de ‘papieren’ verbeteringen in de organisatie ingevoerd, zodat op de nieuwe manier gewerkt gaat worden.

In de implementatie fase worden de in de sourcing fase gemaakte nieuwe afspraken en werkwijzen in de organisatie geïmplementeerd. Als er sprake is van uitbesteding van het contractmanagement, wordt dit ook in deze fase georganiseerd.

Een goede implementatie is essentieel om de papieren resultaten straks daadwerkelijk in de boekhouding terug te kunnen vinden.

Hoe gaat de implementatie in zijn werk?

Soms is een implementatie een fluitje van een cent (bijv. carlease), in andere gevallen (bij complexe categorieën) is dit een project op zich.

Dan wordt er allereerst een plan gemaakt, voor de implementatie van contracten, organisatorische verbeteringen, de nieuwe manier van beheren van de leveranciersrelatie en het contract. Zie ook de schematische weergave van de complete aanpak van xentys OptiMize.

Dat plannetje wordt vervolgens uitgerold. Zo is voor iedereen inzichtelijk hoe zaken gaan verlopen, wat de broodnodige duidelijkheid verschaft en daarmee draagvlak creëert.

Issues

Nuttige hulpmiddelen bij de implementatie zijn trainingen, workshops en documentatie.

Belangrijk zijn issues als draagvlak, acceptatie en het risico dat men weer terugvalt in oud (bekend) gedrag. Hiermee moet in de plannen terdege rekening worden gehouden.

Draagvlak en acceptatie ontstaan door vroegtijdige betrokkenheid van de key-spelers binnen een organisatie en doordat management uitstraalt dat het project belangrijk is. Voorkomen van het terugvallen in oud gedrag vraagt actieve en positieve sturing in de begin periode.

Het moge duidelijk zijn dat gedegen change management ervaring is vereist om van deze fase een succes te maken.

Tenslotte

Na de implementatie gaat het project over in de contract management fase. Dan kunnen de voordelen echt geïncasseerd gaan worden.

Melwin Goedemans (rechts)

geboren 1965
bedrijfskundige

Inkoopcarriere binnen KPN, oprichter en manager diverse inkoopafdelingen.

MT lid binnen Benefit Inkoopconsultancy, verantwoordelijkheid voor inkoopprofessionalisering-projecten, sales, start en uitbouw BU gericht op uitbesteding van inkoopactiviteiten.

Mede-oprichter en -eigenaar van xentys.

Hobbies: muziek, rennen, inkoop

Maarten Smits van Oyen (links)

geboren 1957
bedrijfskundige

Inkoopcarrière binnen KPN.
Ondernemer, mede-eigenaar en directeur van InQuest van 2001-2009 (W&S, Search en Interim-management in inkoop en logistiek in de Benelux).

Mede-oprichter en -eigenaar van xentys.

Hobbies: inkoop, marketing, formule ontwikkeling. 

Rudolf Broekhuizen

geboren 1961

Inkoopcarrière binnen Philips en in de zorg / ziekenhuiswereld.
Ondernemer, eigenaar Rudink Inkoop & Advies.

Partner  binnen xentys.
Hobbies: hockey, zeilen, inkoop.