Na de opdrachtverlening volgt het transitieproces, gericht op invoering van de afgesproken outsourcing services. Een gezamenlijk traject waarbij uw organisatie en processen naadloos worden aangesloten op die van ons. Er is zowel aandacht voor het realiseren van de quick wins als ook de (middel)lange termijn resultaten. Beide organisaties leren elkaar kennen waarbij wederzijds vertrouwen de basis is voor een succesvolle en langdurige samenwerking.
Transitieproces
Het transitieproces kent een aantal stappen die gezamenlijk worden doorlopen. Dat is hieronder schematisch weergegeven.
Analyse
Als eerder nog geen analyse heeft plaatsgevonden, zal daarmee gestart worden. Uw ambitieniveau bepaalt voor een groot deel het vervolg.
In de analysefase
- worden kansen voor kostenreducties, kwaliteitsverbetering en proces-effiency in kaart gebracht en als verbeterpotentieel geconcretiseerd
- worden quick wins in beeld gebracht
- wordt in grote lijnen duidelijk hoe de huidige organisatie veranderd moet worden om processen te stroomlijnen, te vereenvoudigen en de samenwerking gestalte te geven.
Plan
Een transitieplan beschrijft de stappen die nodig zijn om de dienstverlening in te voeren en te starten. Het transitieplan is gebaseerd op de uitkomsten van de analyse. Het bevat alle elementen voor een succesvolle overname van activiteiten:
- Doelstellingen
- Taken
- Processen
- Rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden
- Ondersteunende systemen
- Rapportages
- Communicatieplan
- Bemensing
- Planning
- Training, workshops
Het transitieplan wordt door xentys opgesteld, in nauwe samenspraak met alle betrokkenen bij de klant. Voor het vervolg zijn draagvlak en commitment op MT-niveau essentieel voor succes.
Implementeren en operationaliseren
Een projectteam waarin medewerkers deelnemen van beide organisaties zorgen voor implementatie en het operationaliseren van de inkoopdiensten. We besteden veel tijd en aandacht aan communicatie naar de betrokkenen binnen uw organisatie. Daarbij gebruiken we alle mogelijk formele en informele communicatie middelen.
