In de Scan wordt een foto gemaakt van de inkoopfunctie en -organisatie en wordt de route geschetst naar verbetering in financiële zin, maar ook gericht op prestaties, risico's, administratie en op effectieve inzet van externe diensten.

Hiervoor worden de volgende zaken in kaart gebracht: inkoopplannen, de financiële gegevens (boekhouding), contracten, leveranciers en hun prestaties, processen, systemen, mensen, taken en bevoegdheden, de samenwerking met 'de business' en de toekomstplannen.

De Scan resulteert in een rapportage waarin vooral op de verbeterpunten wordt ingegaan en het vervolgtraject wordt geschetst, inclusief planning van werkzaamheden, baten en kosten (een gedegen business case).

Verbeterpunten

Geïdentificeerde verbeterpunten kunnen gericht zijn op inkoopcategorieën (bijv. telecom, marketing, grondstoffen) of op de organisatie zelf. Alle voorstellen hebben als doel kosten te reduceren en prestaties te verbeteren. Vervolgens is het zaak om de geconstateerde verbeterpunten aan te pakken. Hiervoor is een vaste methodiek ontwikkeld met als doel resultaten te verkrijgen die de verwachtingen overtreffen. Het schema toont de resultaten van de Scan.

Categorie gericht

Per categorie wordt in de Scan vastgesteld wat verder de beste verbeteraanpak is:

• gebruik maken van mantelovereenkomsten, waarin expertise en vraagbundeling worden gecombineerd tot een goede deal tegen lage kosten (xentys ProFit)
• vanwege gebrek aan eigen kennis of capaciteit, outsourcing van de betreffende categorie en zo ja, in welke mate - operationeel en/of tactisch (contractering, contract management)  (xentys OutSourcing)
• een maatwerk traject, gericht op het realiseren van kostenreducties en organisatorische verbetering (xentys OptiMize).

Organisatie gericht

De wenselijke en noodzakelijke organistorische verbeteringen worden in beeld gebracht, hierbij valt onder meer te denken aan

• operationele processen
• contract management
• vraagsturing
• contractgebruik
• business alignment.

Met het management worden Key Performance Indicators (KPI's) afgesproken, zichtbaar te maken op een zogeheten 'dashboard'. Op deze KPI's vindt vervolgens geregelde meting plaats, waardoor de ontwikkeling van eigen organisatie inzichtelijk wordt gemaakt.

Regelmatige herhaling

Om de organisatie te blijven verbeteren, zal een Scan herhaald moeten worden, bij voorkeur eens per jaar. Er wordt dan een nieuw KPI dashboard vastgesteld en tevens wordt de groei van de organisatie in perspectief gezet ten opzichte van de relevante omgeving (branchegenoten, concurrenten, e.d.).

Wie doet de Scan?

Een snelle en goede scan vereist absolute expertise. Daarvoor beschikken wij over onze associates:

• Inkoopkennis
• Categorie-expertise
• Organisatie sensitiviteit
• Communicatieve vermogens

Onze associates zijn ieder op zijn/haar gebied ‘top of the bill’; dé experts voor uw inkoop projecten. Ook kunnen wij delen van de operationele inkoop van u overnemen.

Associates

Onze associates hebben wij geselecteerd op hun inhoudelijke categorie-expertise, marktkennis, (change) management ervaring, politieke sensitiviteit en enthousiasme voor onze filosofie. Hun categorie-kennis bestrijkt de gebieden Marketing, HR, Facilities, Vastgoed, ICT, Logistiek, Professional services en Financiële diensten. Zij zijn inzetbaar voor zwaardere projecten en tijdelijke functies, zoals global buyer, category manager en in management posities.

Outsourcing operationele inkoop

Graag nemen wij delen van uw operationele inkoop van u over.  De voordelen zijn dat uw organisatie zich kan richten op de belangrijker zaken, terwijl u weet dat de uitbestede taken met kennis van zaken (categorie-kennis) en conform de afgesproken procesflow worden verricht, waar mogelijk kostenreducties worden uitonderhandeld en de proceskosten sterk afnemen. Maandelijks ontvangt u rapportages over de verrichte werkzaamheden en de resultaten.

Onze aanpak is gericht op continue verbetering, door regelmatige herhaling van de Scan kan het management inzicht krijgen in de eigen ontwikkeling en deze vergelijken met die in de branche, of andere vergelijkbare bedrijven.

De Scan analyseert de inkoop van een organisatie in al zijn facetten: de financiële kant, contracten, leveranciers, processen, systemen, mensen.

Verbeterpunten die daaruit voortvloeien, kunnen gericht zijn op verbeteringen per categorie of op organisatorische verbetering. Alle voorstellen hebben als doel kosten te reduceren en prestaties te verbeteren. Vervolgens is het zaak om de geconstateerde verbeterpunten aan te pakken. Hiervoor is een vaste methodiek ontwikkeld met als doel resultaten te verkrijgen die de verwachtingen overtreffen.

Categorie gericht

Per categorie wordt in de Scan vastgesteld wat verder de beste verbeteraanpak is:

• gebruik maken van mantelovereenkomsten, waarin expertise en vraagbundeling worden gecombineerd tot een goede deal tegen lage kosten (xentys ProFit)
• vanwege gebrek aan eigen kennis of capaciteit, outsourcing van de betreffende categorie en zo ja, in welke mate - operationeel en/of tactisch (contractering, contract management)  (xentys OutSourcing)
• een maatwerk traject, gericht op het realiseren van kostenreducties en organisatorische verbetering (xentys OptiMize).

xentys OptiMize

Wordt gekozen voor xentys OptiMize als vervolgaanpak voor een categorie, dan verloopt het project als volgt:
1. categorie-analyse. Een categorie wordt in detail geanalyseerd, vooral van belang als het een complexe categorie betreft zoals IT, logistiek, marketing. Het potentieel voor verbetering wordt in detail aangegeven. Inclusief planning, targets en business case.

2. verbetering. In deze fase vinden de activiteiten plaats die in de categorie-analyse zijn aangegeven en gepland. De inkoopstrategie wordt uitgevoerd. Op papier worden de verbeteringen en kostenreducties bereikt. Het inkoopproces wordt doorlopen (specificeren, selecteren, contracteren).

3. implementatie, waarin de resultaten uit de verbeterfase worden ingevoerd in de organisatie

4. beheer, waarin de papieren en inmiddels geïmplementeerde verbeteringen geïncasseerd worden, in de zin van kostenreducties, kortere levertijden, betere prestaties, etc. door sturing op de interne organisatie en op de leveranciers(prestaties).

Organisatie gericht

De wenselijke en noodzakelijke organistorische verbeteringen worden in beeld gebracht, hierbij valt onder meer te denken aan

• operationele processen
• contract management
• vraagsturing
• contractgebruik
• business alignment.

KPI's

Met het management worden Key Performance Indicators (KPI's) afgesproken, zichtbaar te maken op een zogeheten 'dashboard'. Op deze KPI's vindt vervolgens geregelde meting plaats, waardoor de ontwikkeling van eigen organisatie inzichtelijk wordt gemaakt.

Regelmatig herhalen

Om de organisatie te blijven verbeteren, zal een Scan herhaald moeten worden, tenminste eens per 2 jaar. Er wordt dan een nieuw KPI dashboard vastgesteld en tevens wordt de groei van de organisatie in perspectief gezet ten opzichte van de relevante omgeving.